MANUAL DE PREAPERTURA
Esquema del tema
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Propósito del Manual de Preapertura para la Franquicia
El Manual de Preapertura de la franquicia de Elektia tiene como objetivo proporcionar una guía estructurada y estandarizada para la correcta instalación, montaje y preparación de nuevas unidades franquiciadas. Este manual asegura que cada franquicia cumpla con los estándares de calidad, imagen y operación establecidos por la marca, garantizando una apertura eficiente, alineada con los lineamientos y valores de Elektia
Este documento es esencial para centralizar y coordinar todos los procesos y actividades involucradas en la preapertura de una franquicia, abarcando desde el cumplimiento de requisitos legales hasta la instalación de equipos y el lanzamiento comercial del local, siguiendo las mejores prácticas y normativas vigentes.
Este Manual tiene un Anexo 1, que es un documento que contiene modelo de planimetría y documentación del Layout.
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1. Introducción a los Modelos de Franquicia
Elektia ofrece cuatro modelos de franquicia, diseñados para adaptarse a diferentes necesidades de espacio, inversión y mercado. Estos modelos están basados en layouts de 200 m², 400 m², 600 m² y 800 m², asegurando flexibilidad en función del tamaño y características del punto de venta. Cada opción mantiene la esencia y estándares de calidad de la marca.2. Características Generales de los Modelos
Proporción de Uso del Espacio:
En todos los modelos, la distribución estándar considera un 65% del área para exhibición y un 35% para depósito. Estas proporciones pueden ajustarse según las necesidades específicas del local.Elementos Estándar de Equipamiento:
Se prioriza el uso de mobiliarios estándar como góndolas altas, góndolas bajas, estanterías metálicas y racks para picking en depósito. También se incluyen muebles específicos como mostradores y soportes.
3. Descripción de los Modelos
Modelo de 200 m²:
Ideal para localidades pequeñas o mercados emergentes. Este modelo es compacto y eficiente, manteniendo una excelente visibilidad de productos en el área de exhibición y permitiendo una operación optimizada del depósito.Modelo de 400 m²:
Pensado para ciudades con más de 50 mil habitantes, donde se mejora la variabilidad de la oferta y se busca poder ser más competitivos.
Modelo de 600 m²:
Diseñado para ubicaciones estratégicas como esquinas o áreas comerciales medianas. Incluye espacio adicional para exhibición de productos estrella y una mejor disposición para circulación de clientes.Modelo de 800 m²:
Configuración de mayor envergadura, orientada a grandes centros urbanos o regiones con alto volumen de tránsito. Permite una amplia exhibición de todas las líneas de productos de Elektia, maximizando el impacto de la marca.
4. Elementos Clave de Implementación
Flexibilidad de Mobiliario:
Se permite la sustitución de muebles indicados por equivalentes disponibles en el mercado, siempre que cumplan con los lineamientos estéticos y funcionales de la marca.
5. Beneficios para los Franquiciados
Estandarización:
Los modelos están diseñados para garantizar uniformidad en la experiencia del cliente y optimización en la operación.Escalabilidad:
Los franquiciados pueden elegir el modelo que mejor se adapte a sus objetivos iniciales y luego optar por una transición a un formato mayor según el crecimiento del mercado.
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El proceso de selección y adecuación del local es fundamental para asegurar el éxito comercial de la franquicia de Elektia. Este capítulo del Manual de Preapertura tiene como objetivo proporcionar los lineamientos y criterios que deben seguirse para elegir una ubicación adecuada y preparar el local de manera óptima, respetando los estándares de la marca y garantizando la funcionalidad operativa desde el primer día de apertura.
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1. Criterios de Selección del Local
La elección del local es una decisión estratégica que debe considerar varios aspectos para maximizar la visibilidad, el tráfico de clientes y la accesibilidad. A continuación, se detallan los criterios que el franquiciado debe evaluar:
Ubicación Estratégica:
El local debe ubicarse en zonas de alto tráfico comercial y fácil acceso, preferentemente en áreas cercanas a otros comercios complementarios que generen sinergias (e.g., centros comerciales, avenidas principales, áreas residenciales de alta densidad).
Evaluar la visibilidad del local desde la calle y asegurar que cuente con suficiente espacio para una marquesina que siga los lineamientos de la marca.
Tamaño y Configuración del Espacio:
El local debe contar con una superficie mínima y máxima establecida para garantizar que se puedan exhibir todos los productos de manera ordenada y acorde con el layout estándar de la franquicia.
Debe tener un espacio para depósito y almacenamiento que permita manejar inventario de forma eficiente, además de áreas bien delimitadas para caja, atención al cliente y exposición de productos (electrodomésticos, tecnología, iluminación, etc.).
Aspectos Legales y Regulatorios:
Verificar que el local cumpla con todas las normativas locales y que sea de uso comercial según los requisitos municipales y provinciales, facilitando la obtención de permisos y licencias.
Asegurar que la propiedad o el espacio en alquiler no tenga restricciones que limiten las operaciones de la franquicia (e.g., limitaciones en horarios de apertura, restricciones de modificaciones estructurales).
Evaluar estado edilicio: Ver si hay que hacer reparaciones y el nivel de inversión para esas reparaciones!
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2. Evaluación y Aprobación del Local
Visita y Evaluación por Parte del Franquiciante:
Antes de confirmar la selección final, un representante de la franquicia debe realizar una inspección del local para validar que cumple con todos los requisitos y criterios previamente establecidos.
En esta inspección se verificará la adecuación del espacio y se identificarán posibles mejoras o adaptaciones necesarias para alinear el local con los estándares de la franquicia.
Aprobación Final y Documentación:
Una vez aprobado el local, se procederá a la formalización de la documentación de alquiler o compra, así como la planificación detallada de las etapas de adecuación y montaje.
El franquiciado debe asegurarse de que el contrato de locación del local prohíba expresamente la cesión o transferencia, total o parcial, de los derechos y obligaciones derivados del mismo. Además, en caso de que, al finalizar el contrato, el locador decida continuar alquilando el inmueble, este deberá otorgar la primera opción de locación a favor de Red Franchise. y/o quien esta designe.
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3. Ante Proyecto de Adecuación del Local
Una vez seleccionado el local, se deben seguir ciertos pasos para adecuarlo según las especificaciones y estándares de Elektia. Este proceso incluye tanto la adecuación física del espacio como la instalación de infraestructura y tecnología. En principio hay que llevarlo a nivel de planos, una vez aprobada por el Franquiciante se puede avanzar.
A continuación, se detallan los aspectos principales:
Layout y Diseño Interior:
Implementar el layout estándar provisto por la franquicia, que define la disposición de áreas como mostrador, exhibición de productos, área de atención al cliente y espacio de depósito.
Asegurar que el diseño interior refleje la identidad de la marca, utilizando los colores corporativos, muebles y estanterías homologadas para una presentación coherente en todas las franquicias.
Adaptaciones Técnicas y Estructurales:
Realizar las adecuaciones necesarias para la instalación de sistemas de climatización (aires acondicionados), iluminación, puntos de venta, cámaras de seguridad, y conexión a internet según las especificaciones técnicas indicadas.
Verificar que la infraestructura del local soporte las necesidades operativas, tales como conexiones eléctricas adecuadas, sistemas de seguridad aprobados (matafuegos, señalización) y áreas habilitadas para el almacenamiento de stock.
Permisos y Licencias:
El franquiciado debe gestionar y obtener todas las licencias y permisos necesarios para operar legalmente, incluyendo la habilitación municipal, permisos de construcción o adaptación (si aplica), y certificaciones de seguridad.
Es fundamental que todos los documentos y permisos se gestionen en el tiempo estipulado en el cronograma de preapertura para evitar demoras en la inauguración de la sucursal
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Equipamiento contra incendios:
Matafuegos:
5 kg: 1 unidad cada 150 m².
10 kg: En el depósito.
Alarma de incendio: Instalada y operativa.
Luces de emergencia:
En entrada y salida.
Revisar el correcto funcionamiento y autonomía.
Señalización:
Piso: Señalizar rutas de evacuación y salidas de emergencia claramente.
Entradas y salidas: Colocar señales visibles que indiquen salidas y puntos de encuentro.
Capacitación y preparación:
Capacitación de roles de emergencia:
Capacitar al personal sobre sus funciones específicas en caso de emergencias.
Asignar responsables para manejo de evacuaciones, primeros auxilios, y comunicación durante la emergencia.
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Introducción
Una vez que se aprueba el local para la franquicia, comienza a ejecutarse el cronograma de implementación definido, representado en un diagrama de Gantt que tiene una duración aproximada de 3 meses. Este cronograma detalla todas las actividades necesarias para garantizar una apertura exitosa, cumpliendo con los estándares de calidad y marca de Elektia. A continuación, se describe cada paso:
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Mes 1 - Fase de Planificación y Preparación
Adaptación del Layout (Semana 1 a Semana 2)
Ajustes necesarios para adecuar el espacio del local al layout que se estableció que se va a trabajar. Se sugiere la contratación de un profesional para esta etapa. Una vez finalizado se presenta el nuevo plano al Franquiciante para su aprobación.
Contratación de Servicios (Semana 1 a Semana 6)
Selección y contratación de proveedores y servicios esenciales para el funcionamiento de la Franquicia
Capacitación del Franquiciado (Semana 1 a Semana 2)
Formación inicial para el responsable de la franquicia, que se puede coordinar en los días de la primera semana que el franquiciado pueda organizarse con la contratación de los servicios y la contracción de la adaptación del Layout. Lo óptimo es una semana en alguna de las unidades pilotos de la empresa.
Compra del Layout (Semana 2 a Semana 4)
Una vez aprobado el Layout, es importante que el Franquiciado comience con la Adquisición del mobiliario y elementos esenciales para el armado del local de la Franquicia.
Ejecución del Layout (Semana 3 a Semana 6)
Con la aprobación del Layout, con algunas adquisiciones de los elementos más importantes para comenzar se comienza con la Implementación del diseño establecido.
Licencias Comerciales para la Apertura (Semana 3 a Semana 7)
La tramitación de permisos y regulaciones necesarias es importante empezarlas con tiempo por las burocracia que muchas veces tienen.
Cartelería (Semana 4 a Semana 6)
Diseño y producción de señalización y branding del local, que deberá ser aprobado por el Departamento de Franquicias de Elektia.
Armado del Equipo (Semana 4 a Semana 6)
Selección y formación del equipo de trabajo. Esta etapa es fundamental para que el Franquiciado pueda elegir sus colaboradores para la Franquicia. El departamento de Franquicias estará disponible para dar todo el soporte que sea necesario para esta etapa.
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Mes 2 - Fase de Implementación y Puesta a Punto
Instalación de Cámaras (Semana 5 a Semana 6)
Implementación del sistema de seguridad para la Franquicia.
Capacitación del Personal (Semana 5 a Semana 8)
Formación en operaciones, ventas y procesos internos en las unidades pilotos de Elektia para formarlos en todo lo que hace las operaciones, la administración, logística y sistemas para el manejo de la Franquicia.
Definición del Stock Inicial (Semana 6 a Semana 8)
Selección y organización del inventario con el que la Franquicia va a comenzar a operar, esto es un trabajo conjunto entre el Departamento de Franquicias, Logística y el Franquiciado.
Ingreso de Stock (Semana 8 a Semana 11)
Se empieza a ingresar el Stock enviado desde el Franquiciante para poder trabajar en la organización y ubicación del mismo en el local y en el depósito.
Integración del Sistema Técnico (Semana 8 a Semana 10)
Instalación y configuración de software y herramientas de gestión.
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Mes 3 - Fase de Apertura y Soporte
Soporte en Sitio (Semana 10 a Semana 12)
Acompañamiento y ajuste final en el inicio de operaciones.
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✅ Check-in de la Información (varia según tamaño del local)
Infraestructura y Obras
Instalación de yeso (cajón y oficina)
Cierre visual para estanterías
Puerta placa Oblak Cedro
Comentario: Definir si el costo de la oficina es solo el material o incluye mano de obra al 50%.
Climatización
Aires acondicionados (salón de ventas)
1 Aire acondicionado (oficina)
Aire Acondicionado Depósito
Comentario: Asegurar que la potencia de los equipos sea suficiente para la superficie del local.
Seguridad
Cotización servicio de seguridad
Camaras de Seguridad
Servicio Telefonico y de Internet
Matafuegos (2 de 5kg para salón , 1 de 10kg para depósito para local de 400 m2)
Comentario: Verificar normativas de seguridad para locales comerciales.
Equipamiento Tecnológico
Notebooks ASUS VivoBook
Lectoras de Barras
1 Impresora multifunción Epson EcoTank
Gavetas para dinero (para cada vendedor 1)
Comentario: Las notebooks son sugeridas, pero puede haber otras opciones.
Mobiliario y Almacenamiento
Escritorio en L con cajones
Silla de oficina ergonómica
Banqueta alta para cajeros
Canastos plásticos para clientes
Carros de carga (2 modelos, 150kg y 250kg)
Ganchos para exhibición (pack de 50)
Comentario: Revisar si la cantidad de canastos y carros es suficiente para la demanda del local.
Otros Insumos
Sello médico personalizado
Insumos de librería
Bolsa y Empaque: Adquisición de bolsas de nylon, film y otros materiales necesarios para el empaque de productos.
Examen preocupacional por persona
Comentario: Definir cuántas personas harán el preocupacional y qué insumos de librería se necesitan.
Siguientes Pasos:
Confirmar cantidades según el tamaño y necesidades del local.
Revisar proveedores y tiempos de entrega.
Evaluar costos para priorizar gastos según el presupuesto disponible.
Asegurar cumplimiento normativo en seguridad y climatización.
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CAMARAS DE SEGURIDAD
Cámaras de Seguridad para el Layout de 200 m2
Tecnología:
Camaras IP9 cámaras turrent (una debe tener sonido, y debe estar en el mostrador)
NVRs
1 de 16 canales
Discos
1 de 8Tb (minimo)
Cámaras de Seguridad para el Layout de 400 m2
Tecnología:
Camaras IP17 cámaras turrent (una deber tener sonido y debe estar en el mostrador)
NVRs
1 de 16 canales
1 de 4 canales
Discos
2 de 8Tb (minimo)
Cámaras de Seguridad para el Layout de 600 m2
Tecnología:
Camaras IP17 cámaras turrent (una debe tener sonido y debe estar en el mostrador)
NVRs
1 de 16 canales
1 de 4 canales
2 de 8Tb (minimo)
Cámaras de Seguridad para el Layout de 800 m2
Tecnología:
Camaras IP22 cámaras turrent (1 debe tener sonido y debe estar en el mostrador)
NVRs
2 de 16 canales
2 de 8Tb (minimo)
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