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      Proposito del Manual Foro

    • Propósito del Manual de Administración de la Franquicia 

      El propósito de este Manual de Administración es estandarizar los procedimientos administrativos y operativos de las franquicias de Elektia, garantizando una gestión eficiente y alineada con los estándares de calidad de la marca. Este documento busca ser una herramienta esencial para los franquiciados, proporcionando una guía detallada sobre la correcta ejecución de procesos clave, como la gestión de clientes, facturación, control de inventarios, y la administración de seguridad y acceso a los sistemas.

      A través de este manual, se pretende lograr los siguientes objetivos:
      1. Estandarización de Procesos Administrativos: Definir procedimientos claros y detallados para cada etapa del proceso administrativo, permitiendo a los franquiciados replicar las mejores prácticas de gestión que aseguren la eficiencia operativa y una experiencia homogénea para el cliente en toda la red de franquicias.
      2. Optimización del Control de Inventarios: Proveer lineamientos para la correcta gestión de inventarios, desde la carga y control de stock hasta la emisión de remitos y notas de crédito. Esto busca asegurar que cada franquicia mantenga un adecuado control de su inventario, evitando desajustes y garantizando la disponibilidad de productos para los clientes.
      3. Gestión Segura de Información: Establecer políticas de seguridad para el manejo de accesos y usuarios en los sistemas de facturación y gestión, garantizando la protección de la información sensible y la integridad de los datos de clientes y operaciones.
      4. Facilitar la Adaptación a Cambios Normativos: Asegurar que las operaciones de cada franquicia cumplan con las normativas locales y nacionales vigentes, especialmente en lo relativo a la facturación, tratamiento de clientes y manejo de inventarios. Este manual se actualizará conforme a las modificaciones normativas para mantener a las franquicias alineadas con los requisitos legales.
      5. Mejorar la Experiencia del Cliente: Establecer procedimientos que aseguren una atención al cliente eficiente y profesional, desde el alta de nuevos clientes hasta la correcta emisión de facturas y manejo de notas de crédito, con el objetivo de fortalecer la relación con los consumidores y fomentar su fidelización.

      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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                                                Diagrama de flujo de una Venta
                                            
    
                                        
    
                            
    
                            
    
                            
    
                            
    
                                
    
                                        
    
                                        
    
                            
    
                                    
      
                                                
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      • Diagrama de Flujo de la Venta
      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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                                                Administración a través del Sistema
                                            
    
                                        
    
                            
    
                            
    
                            
    
                            
    
                                
    
                                        
    
                                        
    
                            
    
                                    
      
                                                
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      Gestión de Usuarios y Seguridad
      Objetivo: Garantizar que cada usuario acceda únicamente a las funciones del sistema que correspondan a su rol, protegiendo la seguridad del sistema.
      Procedimiento:
      1. Inicio de Sesión:
        • Cada usuario debe iniciar sesión con sus propias credenciales. No usar las credenciales de otros.
        • Cerrar sesión al finalizar el turno o cuando dejes el puesto de trabajo.
      2. Seguridad con Claves de Acceso:
        • Las claves de acceso son personales y no deben compartirse bajo ninguna circunstancia.
        • Si el sistema está abierto con el usuario de otra persona, cerrar el programa y volver a iniciar sesión con la cuenta propia.

      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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      Alta de Cliente Nuevo
      Objetivo: Registrar a un nuevo cliente en el sistema de manera eficiente, asegurando que todos los datos ingresados sean correctos.
      Procedimiento:
      1. Acceso al Módulo de Facturación:
        • Iniciar sesión en el sistema de facturación.
        • Acceder al módulo correspondiente.
      2. Búsqueda del Cliente Existente:
        • Antes de registrar un nuevo cliente, verificar si ya está registrado.
        • Usar la tecla F3 o el botón Buscar para ingresar el DNI o el nombre del cliente.
        • Si el cliente ya existe, aparecerán sus detalles en pantalla. Recomendación: verificar que los datos estén actualizados EJ direccion y numero telefonico. Si no está registrado, continuar con el siguiente paso.
      3. Registrar Nuevo Cliente:
        • Seleccionar Nuevo Cliente para abrir la pantalla de registro.
        • Completar los siguientes campos:
          • Tipo de Documento: Seleccionar el tipo de documento (DNI, CUIL, CUIT).
          • Número de Documento: Ingresar el número de documento.
          • Apellido y Nombre: Ingresar los datos completos del cliente.
          • Fecha de Nacimiento: Solicitar la fecha de nacimiento.
        • Categoría de IVA: Preguntar si el cliente es una empresa o consumidor final. Seleccionar la opción adecuada (Ej.: Responsable Inscripto, Consumidor Final).
        • Tipificación del Cliente:
          • Consumidor Final.
          • Empresas o Comercios.
      4. Ingreso de Información Adicional:
        • Dirección Completa: Ingresar la dirección exacta del cliente, separando claramente el número de la calle y los otros detalles.
        • Teléfono: Registrar el número telefónico completo.
        • Correo Electrónico: Registrar el correo electrónico del cliente si está disponible.
      5. Verificación de Datos:
        • Revisar que toda la información esté correcta antes de proceder a guardar.
      6. Guardar y Verificar Datos:
        • Seleccionar el botón Grabar para guardar la información.
        • Si se muestran errores, corregir cualquier campo incompleto o incorrecto.
        • Verificación con AFIP: Para clientes frecuentes o de alto volumen de compras, usar el botón Verificar en AFIP para asegurar que los datos coincidan con los registros oficiales.
      7. Asignación de Número de Cliente:
        • Una vez completado el registro, el sistema asignará un número de cliente único vinculado al DNI, el cual se utilizará para futuras transacciones.

       
       



      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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      Facturación
      Acceso Inicial:
      1. Ingreso al Sistema: Para iniciar cualquier proceso, ya sea facturación o sistema general, es necesario loguear con un usuario y contraseña únicos y personales, otorgados al ingresar a la empresa.
      Pantalla Principal:
      Desde la pantalla principal del sistema, tienes acceso a diferentes tipos de documentos:
      • Nueva Factura
      • Proforma
      • Remito
      • Orden de Compra
      • Facturación Automática
      Consideraciones Importantes en la Facturación:
      • Es fundamental que la facturación se haga a clientes registrados (mediante la carga de cliente) y no al público en general.
      • Asegurarse de cargar datos reales del cliente.
      • Tipos de Cliente:
        • Cliente que Vino: Persona física que acude a Electro Misiones.
        • Cliente del Comprobante: Razón social o persona física (consumidor final) que requiere el comprobante. La persona que acude puede no ser la responsable de la empresa o razón social para emitir el comprobante.







      Carga de un Cliente Nuevo:
      • Si el cliente ya está registrado, simplemente se carga su DNI o CUIT, y el sistema completará los datos automáticamente.
      • En caso de no estar registrado, se procede con la carga manual de los datos.
      • Todos los datos deben ser reales, y es especialmente importante registrar un teléfono de contacto válido.
      Búsqueda de Artículos:
      • Funcionalidades clave:
        • F5: Buscar artículo.
        • F6: Buscar artículos similares y vinculados.
        • F8: Aplicar filtros.
        • Barra espaciadora: Permite ver la descripción de cada producto y el stock disponible en casa central y sucursales.







      Beneficios del Sistema:
      • Puedes ver la rotación de cada ítem al posicionarse sobre él.
      • Se identifica cuando un producto está descontinuado, es decir, cuando ya no está disponible en fábrica.
      Procedimiento de Facturación con Pendiente de Entrega
      Objetivo: Emitir una factura cuando el cliente no retira la totalidad de la mercadería al momento de la venta, permitiendo un control adecuado de las entregas pendientes y evitando desajustes en el inventario.
      Procedimiento:
      1. Carga de Datos de la Factura:
        • Accede al sistema de facturación e ingresa los datos del cliente y de los artículos de manera habitual.
        • Completa la información del cliente (DNI, nombre, etc.) y la forma de pago.
      2. Selección de Opción de Entrega:
        • Una vez que los artículos están cargados, procede a imprimir la factura (F6).
        • Selecciona la opción adecuada:
          • TODO: Si el cliente retira toda la mercadería en el momento.
          • NADA: Si el cliente no retira la mercadería de inmediato o si no hay stock disponible para la entrega o si se entrega mercadería en forma parcial
      3. Motivo de la Pendiente:
        • Al elegir la opción NADA, el sistema solicitará completar el motivo por el cual no se entrega la totalidad de la mercadería.
        • Especifica el motivo, como "pendiente de stock" o "entrega programada".
      4. Datos de la Factura:
        • Asegúrate de registrar el nombre completo de la persona que retira la factura.
        • La factura quedará registrada en el sistema como pendiente de entrega, permitiendo un seguimiento de la mercadería aún no retirada.






      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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      Procedimiento de Emisión de Remitos para Facturas con mercadería Pendientes
      Objetivo: Emitir un remito vinculado a una factura con productos pendientes de entrega, asegurando la entrega correcta de la mercadería y el ajuste adecuado del inventario.
      Procedimiento:
      1. Acceso al Módulo de Remitos:
        • Inicia sesión en el sistema y selecciona la opción Remito de Facturado.
        • Asegúrate de que el remito esté vinculado a la factura pendiente de entrega.
      2. Verificación de la Factura:
        • Selecciona la factura en el sistema y verifica que los datos del cliente y los productos coinciden con la entrega.
        • Revisa las notas y detalles de la factura para evitar entregas que no hayan sido autorizadas.
      3. Completar Datos de Entrega:
        • Ingresar los datos del cliente y de la persona que retira la mercadería.
        • Imprime el remito y entrégalo al cliente como comprobante de recepción de los bienes.
        • Remito sale por duplicado, el original queda en la empresa con la firma del cliente, el duplicado se lleva el cliente.
      4. Control de Inventario:
        • Es fundamental emitir el remito antes de entregar cualquier producto para ajustar correctamente el stock.
        • Evita entregar productos directamente con la factura marcada como pendiente, ya que esto no modifica el inventario en el sistema.
      Consideraciones:
      • Nota: La entrega de mercadería sin el remito correspondiente puede generar diferencias entre el inventario real y el registrado en el sistema, afectando la precisión del control de stock.



      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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      Gestión de Remitos
      Objetivo: Asegurar el correcto flujo de mercadería entre sucursales o a clientes, garantizando un control preciso del inventario.
      Procedimiento:
      1. Emisión de Remito con Factura pendiente de Entrega:
        • Accede al sistema de facturación y selecciona la opción Remito de facturado 
        • Introduce el número de factura y verifica los datos de la sucursal y del cliente.
        • Completa la información de la persona que retira el producto.
        • Asegúrate de que los productos estén etiquetados correctamente.
        • Emite el remito una vez verificados los datos, entregando una copia al cliente.
      2. Remito de Envío entre Sucursales:
        • Selecciona la sucursal de origen y carga los productos que serán enviados.
        • Indica quién preparó y procesó el envío.
        • Genera el remito en original y duplicado, acompañando la mercadería con ambos documentos.
      3. Remito de Recepción:
        • Busca en el sistema la sucursal de origen y el número de remito de envío.
        • Revisa y acepta los productos ingresados al stock.
        • Guarda una copia del remito como comprobante de recepción.
      Consideraciones:
      • Implementar el uso obligatorio del código de barras para asegurar la precisión.
      • Documentar adecuadamente los remitos para facilitar la trazabilidad.






      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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      Notas de Crédito

      Objetivo: Corregir operaciones de facturación, devoluciones y ajustes de precios de manera eficiente.
      Tipos de Notas de Crédito:
      1. Nota de Crédito con Factura: Ajusta o corrige una factura previamente emitida.
      2. Nota de Crédito por Devolución: Aplica cuando un cliente devuelve un producto, regresando el stock al inventario y ajustando el saldo del cliente, por lo general no ocurre en el mismo dia
      3. Nota de Crédito por Anulación: Se utiliza si un cliente cancela una compra antes de que se retire la mercadería y en el mismo día..
      4. Nota de Crédito por Bonificación: Ajusta el precio acordado sin modificar el inventario, usualmente por descuentos no reflejados inicialmente.
      Procedimiento:
      1. Acceder al módulo de notas de crédito y seleccionar el tipo de nota según la situación.
      2. Identificar la factura o producto asociado a la nota.
      3. Completar los campos necesarios y emitir la nota.
      Importancia:
      • Asegura registros financieros precisos.
      • Evita discrepancias en inventarios.
      • Mejora la experiencia del cliente mediante ajustes transparentes.

          
          


           
           

       
        
        

       
        
        

         
         

         
           
      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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      Grilla de Descuentos
      Objetivo: Gestionar descuentos de forma uniforme para aplicar precios promocionales y ajustes según las políticas comerciales de la empresa.
      Procedimiento:
      1. Acceso a la Grilla de Descuentos:
        • La grilla se activa desde el sistema de facturación.
        • Los descuentos varían entre 0% y 51%, según las promociones y estrategias vigentes.
      2. Selección y Aplicación de Descuentos:
        • Ingresar el producto en el sistema y seleccionar el código de descuento en la grilla.
        • La columna izquierda muestra el código del descuento, y la derecha el porcentaje aplicado.
        • Ejemplo: Código "28" aplica un 10% de descuento sobre el precio de lista.
      3. Modificación de Descuentos:
        • Si se cambia el código de descuento, el sistema recalcula el precio final.
        • Asegúrate de explicar al cliente los cambios en el precio final.
      Consejos Prácticos:
      • Verifica los descuentos antes de cerrar la venta.
      • Explica al cliente cómo se aplican los descuentos para evitar confusiones.

      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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      Gestión de Inventario y Costos
      Objetivo: Proporcionar una guía clara sobre cómo gestionar la información de artículos, cantidades y costos en el sistema de administración, asegurando una gestión eficiente del inventario.
      Procedimiento:
      1. Visualización de Información del Artículo:
        • Dirígete a la sección de presentación en el sistema de inventario.
        • Asegúrate de estar posicionado en el artículo deseado para ver su información detallada:
          • Código del artículo.
          • Cantidades disponibles por bulto y unidades.
          • Unidades de medida (metros, unidades, gramos, etc.).
      2. Gestión de Cantidades y Bultos:
        • Registro de Cantidades en Bultos: Asegúrate de ingresar las cantidades correctamente según el empaque:
          • Ejemplo: Una caja de lámparas puede contener 20 unidades.
          • Ejemplo: Una bolsa de conectores puede traer 100 unidades.
        • Registro de Unidades de Medida: Determina la unidad de medida correcta para cada producto:
          • Ejemplo: Los cables se miden en metros, mientras que los productos a granel pueden ser en gramos o kilos.
      3. Registro en Facturas y Proformas:
        • Al registrar artículos en facturas o proformas, asegúrate de referenciar la unidad individual del producto, no el bulto completo.
        • Ejemplo: Al facturar lámparas, se debe reflejar el número de unidades individuales, no el número de cajas.
      4. Gestión de Paquetes Cerrados:
        • Algunos productos se venden en paquetes cerrados, por lo que es crucial que el sistema refleje esta información correctamente.
        • Ejemplo: Las lámparas RGB se venden en paquetes de 5 metros. Asegúrate de que esta especificación esté clara en el sistema para evitar confusiones.
      5. Costo de Productos y Cálculo de Precios:
        • El sistema muestra el costo de los productos sin impuestos como referencia, pero brinda el precio y la promoción a aplicar en el margen izquierdo como precio de la web. Este dato es fundamental para la venta.
        • Precios Especiales: Si se acuerda un precio especial con un proveedor, debe reflejarse adecuadamente en el sistema para mantener la precisión de los informes financieros.
      6. Uso de Lectores de Código de Barras
        • Escanear productos utilizando lectores de código de barras inalámbricos.
        • Para productos pequeños, seguir las políticas específicas para su registro.


      Consejos Prácticos:
      • Verificar que la información esté reflejada correctamente para evitar errores en la venta.
      • Realiza una doble verificación al ingresar cantidades y medidas para evitar errores en el inventario.


      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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      Gestión de Proformas y Cotizaciones
      Objetivo: Estandarizar la creación y gestión de proformas para asegurar que los clientes obtengan información precisa sobre precios, plazos y condiciones de pago.
      Procedimiento:
      1. Creación de Proformas:
        • Recolección de Datos: Obtener el DNI o CUIT del cliente y determinar si es una persona física o jurídica.
        • Carga de Productos: Seleccionar y cotizar los productos solicitados. Verificar disponibilidad de stock y añadir descripciones detalladas (ej.: especificar si una computadora incluye monitor y teclado).
        • Métodos de Pago: Consultar al cliente su forma de pago preferida (efectivo, tarjeta, cuotas). Ajustar el precio de acuerdo con el método seleccionado.
      2. Plazos y Condiciones:
        • Plazos de Entrega: Especificar el tiempo estimado de entrega (ej.: 10 días para Buenos Aires, 2 días para sucursales cercanas).
        • Validez de la Proforma: Indicar que el precio tiene validez limitada, generalmente un día, sujeto a la fluctuación del dólar y otros factores económicos.

         
         
      1. Seguimiento de Proformas:
        • Registro y Contacto: Registrar los datos de la persona que solicitó la proforma y realizar seguimiento de las mismas.
        • Actualización del Estado: Actualizar el estado de la proforma a "Pendiente", "Proyecto" “Perdido o "Cancelado" según la respuesta del cliente.
      2. Conversión a Venta:
        • Si el cliente acepta la proforma, generar la factura desde el sistema. Ingresando a la factura elegir como documento de origen proforma (2) ingresar el número de la proforma para trasladar a la factura.
        • Verificar los detalles antes de emitir la factura final

         
         

      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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      Gestión de Pedidos y Logística
      Objetivo: Establecer un proceso estandarizado para la administración de pedidos y la coordinación logística entre las sucursales y centros de distribución. Este proceso busca asegurar la disponibilidad de productos, la eficiencia en la entrega y la satisfacción del cliente, mediante una correcta comunicación y control de inventarios entre las franquicias.
      Procedimientos y Pasos
      1. Generación de Pedido de Mercadería para Clientes
      • Selección de Sucursal de Origen y Destino: Inicie el proceso seleccionando la sucursal o franquicia de origen y la de destino. Este paso permite direccionar el pedido correctamente, sea que provenga de un cliente o de otra sucursal o franquicia, y en especial si proviene de los centros de distribución (Ej.: Sucursal “419”, depósito Llamosas o General Rodriguez).
      • Registro del Cliente y Pedido: Ingrese los datos completos del cliente (nombre, número de cliente y contacto) en el sistema, asegurando que cada artículo solicitado esté especificado. El sistema generará alertas para los productos en falta, permitiendo una gestión proactiva de los pedidos.
      2. Facturación y Proformas
      • Condiciones de Facturación: El pedido debe estar registrado como "cuenta corriente" o "pago contado", especificando si el cliente retirará el producto o si será enviado mediante reparto.
      • Verificación y Vinculación con Proforma: Confirme que todos los detalles de la proforma previa coincidan con los de la factura (cantidades, precios unitarios y neto final) para evitar discrepancias.
      3. Creación de la Orden de Compra (OC) y Vinculación con Pedido
      • Generación de OC y Asociación al Pedido: Se crea una OC para asociarla con los artículos solicitados por el cliente. Esto asegura que cada producto esté identificado en el sistema para el seguimiento en el depósito.
      • Asignación de Sucursal o Franquicia de Destino y Grabación de la OC: Seleccione la sucursal, franquicia o depósito de destino en el sistema y grabe la OC. Esto facilita que el personal de depósito identifique los productos a preparar y enviar.
      • Consulta de Pedido en el Sistema: La OC grabada es accesible desde el módulo de pedidos pendientes, donde los filtros por sucursal o franquicia ayudan a priorizar pedidos de clientes.
      4. Seguimiento y Control de Pedidos
      • Estado y Verificación de Cantidades: La pantalla de consulta de pedidos indica si los pedidos están “pendientes” o “completados”. En el caso de pedidos incompletos (con cantidades en espera), el sistema lo marcará en la columna “pendiente”, permitiendo revisar y completar el pedido.
      • Corrección de Cantidades: Si hay una diferencia entre el stock disponible y la cantidad solicitada, ajuste el pedido antes de procesarlo. Por ejemplo, si el cliente solicita 50 unidades pero solo hay 30, se modifica la cantidad a las disponibles y el resto queda pendiente.
      5. Procedimiento para Retiros desde Depósitos
      • Datos del Retiro: Para retiros, registre los datos completos de la persona que hará el retiro desde el depósito (Llamosas o General Rodriguez) en la factura.
      • Verificación y Vinculación con Factura: En el sistema, verifique que el pedido esté vinculado con la OC y la factura, seleccionando y confirmando cada artículo en pantalla.
      6. Mejores Prácticas en Logística
      • Confirmación de Pedido entre Sucursales y Depósitos: Mantenga una comunicación constante para confirmar que el pedido esté correctamente asignado antes de realizar envíos. Es especialmente importante en pedidos entre sucursales para evitar errores de destino.
      • Control de Listados y Documentación: Imprima y verifique listados de pedidos en preparación para mantener un registro claro de cantidades y productos, facilitando la revisión y evitando errores en el inventario.

       
       


       
       


       
       






      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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      Órdenes de Compra
      Objetivo: Definir y estandarizar el proceso de creación, administración y seguimiento de las órdenes de compra (OC) para garantizar una comunicación fluida entre las áreas de ventas y compras. Este proceso asegura la disponibilidad de productos, optimiza los tiempos de entrega y promueve una adecuada gestión de inventarios para satisfacer las necesidades de los clientes de manera eficiente.
      Procedimientos y Pasos
      1. Generación de Orden de Compra
      • Inicio del Proceso: Una OC se genera cuando un cliente solicita un producto fuera de stock o cuando es necesario reponer mercadería. La OC formaliza el pedido al área de compras, centralizando la solicitud y facilitando la gestión del inventario.
      • Creación del Presupuesto: Antes de generar una OC, asegúrese de contar con un presupuesto aprobado que incluya los detalles del cliente y los productos solicitados. Realice un seguimiento del presupuesto para convertirlo en una venta efectiva.
      2. Procedimiento de Creación de la Orden de Compra
      • Ingreso al Sistema y Selección de Nueva OC: Acceda al módulo de OC en el sistema y seleccione la opción de crear una nueva OC. Ingrese los datos del cliente, la sucursal y los detalles del pedido.
      • Carga de Datos del Cliente y Proforma: Identifique al cliente mediante DNI, nombre o número de cliente. Cuando exista una proforma previa, impórtela al sistema para evitar duplicar información y asegurar que todos los artículos solicitados estén correctamente registrados.
      • Definición de Producto y Cantidad: Seleccione el producto necesario y especifique la cantidad. Decida si la compra será total o parcial, según la disponibilidad actual y la rotación en inventario.
      3. Confirmación y Aplicación de Descuentos
      • Aplicación de Descuento: Negocie el descuento con el cliente y ajústelo en el sistema antes de cerrar la OC. 
      • Registro del Canal de Venta: Especifique el canal de venta utilizado en la transacción, especialmente si proviene de la página web. Este registro facilita el seguimiento y la asignación de recursos para cada canal.
      4. Seguimiento de la Orden de Compra
      • Control del Estado de la OC: Cada OC tiene un estado específico en el sistema que permite conocer su progreso:
        • Pendiente de asignación.
        • Pendiente de procesar.
        • Listo para entrega.
      • Comunicación con el Área de Compras: Añada notas de seguimiento en la OC para informar sobre urgencias o particularidades, como pagos parciales o entregas prioritarias, según las necesidades del cliente.
      • Actualización del Estado: Si una OC se encuentra en espera sin respuesta, comuníquese con el área correspondiente para verificar su estado y mantener al cliente informado.
      5. Cierre y Vinculación con Factura
      • Recepción y Verificación de Mercadería: Una vez recibida la mercadería, verifique las cantidades y vincule la OC con la factura generada. Esto completa el proceso de compra y facilita el control de inventario.
      • Cancelación Manual de OC: En casos donde la OC no sea necesaria o requiera ajustes, se puede cancelar manualmente en el sistema, registrando el motivo de cancelación y solicitando la autorización correspondiente.
      • Registro de Contacto y Responsable: Cada OC debe incluir un número de contacto y el nombre del responsable, permitiendo realizar consultas futuras o verificar detalles específicos del pedido.
      6. Mejores Prácticas en la Gestión de Órdenes de Compra
      • Verificación de Productos y Cantidades Previas: Antes de generar una OC, confirme la disponibilidad de productos con el proveedor para evitar demoras en la entrega.
      • Consolidación de Pedidos Frecuentes: Agrupe pedidos de productos de alta rotación para optimizar costos y tiempos de entrega.
      • Comunicación y Seguimiento Continuo: Mantenga informado al cliente y al equipo de compras sobre el estado de cada OC, especialmente en casos de productos especiales o urgentes.












      COTIZACIÓN- Búsqueda de proveedor







      Pedido para Cliente con Reparto a través de Orden de Compra



      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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                                                RMA
                                            
    
                                        
    
                            
    
                            
    
                            
    
                            
    
                                
    
                                        
    
                                        
    
                            
    
                                    
      
                                                
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      Política y Procedimiento de RMA (Return Merchandise Authorization)
      Objetivo
      El proceso de RMA tiene como objetivo garantizar que la atención posventa sea rápida y eficiente, resolviendo cualquier inconveniente que el cliente pueda tener con productos defectuosos, y manteniendo una correcta gestión de los inventarios de la franquicia.
      Diagrama de Flujo RMA
      Política de Cambios y Garantías
      • Cambios para productos de compra presencial: Los clientes tienen un plazo de 2 días hábiles desde la fecha de entrega para solicitar el cambio, siempre que el producto no esté dañado por mal uso.
      • Cambios para productos de compra en línea: El cliente dispone de 10 días desde la fecha de entrega para solicitar el cambio.
      • Recepción de productos fallados (Outlet/Reacondicionados): Para productos de outlet o reacondicionados, el cliente tiene 7 días (10 días si fue una compra en línea) para realizar cambios o devoluciones, siempre que los productos no estén dañados por mal uso.
      Condiciones de Devoluciones y Cambios
      1. El producto debe devolverse en las mismas condiciones en que fue vendido, incluyendo caja, accesorios y empaques originales.
      2. El vendedor debe verificar que el producto cumple con los requisitos de cambio o devolución y gestionar el proceso de RMA según lo estipulado.
      3. Los productos deben ser devueltos o cambiados dentro del período especificado en la política de cambios (ver apartado "Política de Cambios y Garantías").
      Ingreso de la Serie del Producto en el Sistema
      El ingreso de la serie del producto es obligatorio en el momento de la venta para garantizar la correcta gestión de la garantía. Si por alguna razón no se ingresa en el momento, la serie debe ser registrada manualmente antes de iniciar el proceso de RMA. De no hacerlo, el producto no podrá ser gestionado correctamente y esto podría afectar futuras ventas o devoluciones.
      Gestión de Stock de Productos Defectuosos
      1. Los productos fallados deben ser movidos al stock de RMA en el sistema, donde no estarán disponibles para la venta.
      2. Los productos defectuosos nunca deben estar en el inventario disponible para ventas hasta que su problema sea resuelto con el proveedor o se determine su disposición final.
      3. La correcta gestión de la serie del producto es esencial para asegurar que se puedan rastrear y resolver los problemas con precisión.
      Procedimiento de Resolución del RMA en la Franquicia
      1. Responsabilidad de la Franquicia: Las franquicias deben gestionar directamente el cambio del producto fallado con el proveedor, con la asistencia del departamento de RMA. Este proceso asegura una respuesta más rápida y eficiente al cliente sin necesidad de enviar los productos defectuosos a casa central.
      2. Coordinación con el Proveedor: La franquicia debe seguir el proceso acordado con el proveedor para realizar el cambio o reposición del producto fallado. El departamento de RMA brindará asistencia en esta gestión, pero será la franquicia la que resuelva directamente con el proveedor.
      3. Carga en el Sistema: Todo cambio o devolución debe estar correctamente cargado en el sistema para asegurar un control adecuado de los inventarios y evitar errores contables o de stock.
      Tipos de Notas de Crédito
      1. Devolución: Aplicable cuando el cliente devuelve un producto después de un tiempo de uso y dentro del período de garantía.
      2. Anulación: Se aplica cuando el cliente devuelve el producto el mismo día de la compra.
      3. Refacturación: Se utiliza cuando hay un cambio en el producto o en la razón social del cliente y requiere una nueva factura.
      Atención al Cliente en RMA
      El vendedor es el responsable directo de la atención del cliente durante el proceso de RMA. Debe asegurarse de explicar los pasos a seguir, coordinar las visitas técnicas cuando sea necesario, y garantizar que el cliente se sienta informado y satisfecho con la solución propuesta.
      Excepciones en el Proceso de Garantía
      En casos excepcionales, cuando el cliente no esté de acuerdo con el proceso de garantía propuesto por el proveedor, el vendedor podrá, con autorización exclusiva del dueño de la franquicia, ofrecer un cambio directo del producto bajo las mismas condiciones que los cambios habituales dentro de los 2 días hábiles.
      Condiciones para Aplicar esta Excepción
      1. Autorización Exclusiva del Dueño: Esta excepción solo se aplica cuando el dueño de la franquicia autoriza directamente el cambio, sin necesidad de revisión adicional por parte del departamento de RMA. El vendedor debe obtener esta autorización antes de proceder con la oferta de cambio directo.
      2. Aplicación del Cambio Directo: Una vez autorizada la excepción, el vendedor procederá con el cambio directo del producto, asegurándose de que:
        • El nuevo producto entregado esté en perfectas condiciones, con todos los accesorios y empaques originales.
        • El producto defectuoso que se devuelve se cargue inmediatamente al stock de RMA, donde seguirá el procedimiento habitual de RMA para su gestión con el proveedor.
      Carga en el Sistema
      La decisión de autorizar el cambio debe ser cargada en el sistema de gestión de RMA, indicando que se trata de una excepción aprobada por el dueño de la franquicia. Esta carga es esencial para el control de inventarios y para garantizar que el producto defectuoso siga el procedimiento de RMA habitual.









      
                                                                            
      
                                                                        
      
                                                                
      
                                                        
      
                                                
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